מדריך משפטי־מעשי למעסיקים, מה מותר לכתוב על עובד, ומה אסור?

בחברות רבות, כתיבת חוות דעת על עובדים נחשבת חלק טבעי מהשגרה הניהולית. מנהלים כותבים הערכות ביצועים, צוותי משאבי אנוש מקלידים סיכומים תקופתיים, ולעיתים נדרשים גם מכתבי המלצה, בעיקר כאשר עובד עוזב ומבקש סיוע בהמשך דרכו המקצועית.

אבל מה קורה כשחוות דעת כוללת ביקורת? האם ניסוח כמו "העובד מתקשה בעבודת צוות" או "נראה שהוא חסר מוטיבציה" הוא לגיטימי? או שמא מדובר בפרסום פוגעני העלול לגרור תביעה על לשון הרע?

האתגר גדול במיוחד כשהמידע עובר לגורם חיצוני, למשל, למעסיק פוטנציאלי חדש. הארגון והכותב מבקשים להיות כנים, אך אינם תמיד מודעים לסיכון המשפטי – חוות דעת שלילית, גם אם מבוססת על ניסיון אמיתי, עלולה להיחשב בנסיבות מסוימות כלשון הרע אם תתפרש כמשפילה, מבזה או כזו שפוגעת במוניטין המקצועי של העובד.

הגבול בין תיאור ענייני לבין שיפוט פוגעני אינו תמיד ברור, והדין מכיר במקרים שבהם מכתב, טופס או אפילו אמירה טלפונית, שנמסרו בתום לב, הפכו ללב של תביעה.

מה אומר חוק לשון הרע בנושא?

חוק איסור לשון הרע, תשכ"ה–1965, מגדיר "לשון הרע" כפרסום שעלול לגרום להשפלה, ביזוי או פגיעה באדם,לרבות פגיעה במשרתו, בעסקו או במקצועו.

סעיף 2 לחוק קובע כי גם פרסום שנמסר לאדם אחד נוסף בלבד, די בו כדי להיחשב ל"פרסום" מבחינת החוק. סעיף 3 אף מרחיק ומדבר על כך כי הדברים נאמרו במלואם או בחלקם. לכן, חוות דעת שנשלחת במייל למעסיק עתידי, או הערכה הנכתבת בתיק האישי של עובד, עשויות לעמוד בהגדרת החוק ללשון הרע.

בהקשר זה חשוב לזכור כי במקרה של פרסום המהווה פגיעה חמורה בשם הטוב, אין הכרח להוכיח נזק בפועל ועצם העלבון או הירידה בסיכויי קידום עלולים להספיק לצורך תביעה. אמנם החוק כולל שורה של הגנות, ובהן "אמת דיברתי" ו"תום לב", אך אלה אינן מגינות אוטומטית, ועל כותב או אומר הדברים, ובכלל זה ההמלצה או ההערכה להוכיח את תקפותן.

כיצד מכתבי המלצה וחוות דעת עלולות להפוך לשדה מוקשים משפטי?

בחיי העבודה, שלל מסמכים נכתבים ומתעדים את תפקוד העובדים כגון, טפסי הערכת עובדים, דוחות שימוע, מכתבי המלצה, הערות מערכת CRM או ניהול משימות וכד' . בעידן הדיגיטלי, כל מילה נשמרת, נשלפת ויכולה לעבור בין גורמים רבים, דבר המגדיל את פוטנציאל הפגיעה.
להלן מספר דוגמאות לניסוחים מסוכנים בהקשר של לשון הרע:

• "עובד לא יציב" – ביטוי עמום שמרמז על בעיות אישיות.
• "נטה לעימותים" – עשוי להתפרש כחוסר בשלות או פגם באופי.
• "דורש השגחה צמודה" עשוי להצטייר כבלתי אמין או חסר אחריות.

גם ניסוחים כלליים, שנראים על פניו כעדינים, עלולים להיתפס כפוגעניים אם הם אינם מבוססים על תיעוד כגון "העובד אינו מתאים לאופי החברה" או "היו קונפליקטים עם עמיתים".

חשוב לזכור כי הפסיקה מבהירה כי העובדה שמדובר ב"חוות דעת", ואפילו נעשתה בידי מומחה, אינה מקנה חסינות במקרים של תביעות לשון הרע. מכאן נגזר כי על המעסיק להראות כי מדובר בדעה מבוססת, עניינית, שנכתבה בתום לב ותוך שמירה על האיזון בין גילוי אמת לבין שמירה על שם טוב.

כיצד כוונה לעומת תוצאה מהווה שיקול מרכזי בפסיקה

בתי הדין לעבודה ובתי המשפט בישראל הכירו בכך שמעסיקים או כמי שנאשמו בלשון הרע עשויים לפעול מתוך כוונות נטרליות או אפילו טובות, אך הדגש אינו על הכוונה, כי אם על התוצאה. בלשון החוק – די בפרסום שפוגע בשם הטוב, בין אם נעשה בזדון ובין אם לא, כדי לפתוח פתח לאחריות משפטית.

כך למשל, מעסיק עשוי לכתוב מכתב המלצה בכדי לעזור לעובד אך בניסוח בלתי זהיר עלול לרמוז על תפקוד בעייתי, ובכך להוביל למצב בו מעסיקים עתידיים יירתעו מלקבלו. גם אם לא הייתה כוונה לפגוע, די בכך שהמילים או הניסוחים יפגעו במוניטין של העובד או יפחיתו מערכו בעיני אחרים, כדי שהפרסום עלול להיחשב כעבירה לפי חוק איסור לשון הרע.

במילים אחרות, כוונה טובה אינה הגנה אוטומטית, וגם ההגנה של תום לב תחול רק כאשר המעסיק יוכיח שפעל על פי נורמות סבירות, תוך הסתמכות על תיעוד, איזון בין גילוי האמת לשמירה על שם העובד, ותוך מניעה של פגיעות מיותרות.

איך לנסח חוות דעת שלילית מוצדקת מבלי להסתבך

לעיתים יש מקום לחוות דעת שלילית, אך כדי לא להסתבך משפטית, חשוב לנסח אותה בזהירות ובדיוק. להלן מספר טיפים מרכזיים לכתיבה זהירה:

• הקפידו על עובדות, ולא דעות: נסחו את חוות הדעת על בסיס מקרים מתועדים, למשל – “בתאריכים X-Y, העובד איחר 5 פעמים תוך שבועיים” ולא “העובד אינו אחראי”.
• השתמשו בשפה עניינית: הימנעו מתיאורים דרמטיים או שיפוטיים. לדוגמא העדיפו משפט כגון “לא עמד בלוחות הזמנים בפרויקט X” על פני “לא ניתן לסמוך עליו”.
• הימנעו ככל האפשר משיפוט האופי: המשפט “העובד התנהג באגרסיביות כלפי עמיתים” עדיף על “העובד אדם בעייתי”.
• הקפידו תמיד על הסתייגות זהירה: נקטו ניסוחים כמו “למיטב ידיעתי”, “על פי התרשמותי”, “במהלך התקופה שעבד תחת ניהולי”. הסתייגויות כאלה מבהירות כי מדובר חוות דעת סובייקטיבית, ולא טענה נחרצת.
• שמרו על שקיפות ותיעוד מקדים: אל תפתיעו את העובד בביקורת שלא נאמרה לו קודם או שלא תועדה במערכת הניהול או בשיחות משוב.

אחריות המעסיקים ולא רק של כותבי ההמלצות

כאשר מנהל ישיר כותב חוות דעת פוגענית או מכתב המלצה רשלני, החברה כולה עלולה להיחשף לתביעה, גם אם המנהל פעל על דעת עצמו.
לפי עקרונות האחריות השילוחית, מעסיק אחראי למעשי עובדיו שנעשו במסגרת עבודתם. לכן, גם אם מנהל כתב טקסט פוגעני מבלי להתייעץ עם המחלקה המשפטית או מחלקת משאבי אנוש, הארגון עשוי להידרש לפצות את העובד או להתמודד עם תביעה. מה כדאי לארגונים לעשות?:
להטמיע נהלים אחידים לניסוח המלצות והערכות עובדים.

• לחייב כל מכתב לעבור אישור של גורם משפטי או HR לפני מסירה.
• לקיים הדרכות מנהלים בנושאי לשון הרע ופרסום פוגעני.
• לשלב תבניות קבועות להמלצות וחוות דעת, עם שפה מדודה ושיקול דעת מובנה.

שקיפות, זהירות וגבולות

שקיפות היא ערך חשוב, אך היא חייבת להיעשות בזהירות, מתוך הכרה בעובדה שכל מכתב או חוות דעת עלולים להפוך לראיה משפטית. גם כאשר הביקורת מוצדקת, הדרך בה היא מנוסחת חשובה לא פחות מהתוכן. שימוש בשפה עניינית, תיעוד ראוי, ופעולה לפי נוהל מקצועי, הם המפתח לאיזון בין הצורך ליידע לבין החובה לשמור על כבוד העובד.

לסיכום – חשוב, לקיים בארגון מדיניות מסודרת והדרכות שוטפות בנושא. מעבר לכך, מומלץ כי כל מסמך רשמי על עובד, כגון חוות דעת, הערכה, מכתב סיכום וכד' ייבחן בעין של מומחה לפני משלוח, ליווי משפטי של החברה יסיע לכם להיות מדויקים בכל התקשרות עם העובדים.