"אמון הוא הדבק שמחזיק ארגונים יחד, וכשהוא נשבר – כל המבנה מתערער." גניבה ממקום העבודה היא תופעה שחורגת מעבר להפסדים כספיים; היא מערערת את יסודות האמון בין מעסיקים לעובדיהם. מחקרים עדכניים מצביעים על כך שארגונים מאבדים כ-5% מהכנסותיהם השנתיות עקב מעילות והונאות פנים-ארגוניות.
דו"ח של הלשכה העולמית לבוחני הונאות (ACFE) לשנת 2022 מצא כי הפסדים אלו מסתכמים בממוצע ב-117,000 דולר למקרה, ולעיתים אף עולים על 593,000 דולר כאשר מדובר בהונאות בדיווחים כספיים. סקר נוסף שנערך על ידי חברת BDO מגלה תמונה מדאיגה דומה – תופעת המעילות הפנים-ארגוניות נפוצה וממשיכה להוות אתגר ניהולי. נתונים אלו מדגישים את הצורך בזיהוי מוקדם של התנהגויות מחשידות, כמו גם בפעולות מניעה יזומות, כדי להגן על נכסי הארגון ולשמר על האמון שבין ההנהלה לעובדים.
סימנים מחשידים לגניבה בחברה: מה לחפש אצל העובדים
מעסיקים חייבים להיות ערניים להתנהגויות או דפוסים יוצאי דופן אצל עובדיהם, שיכולים לרמוז על גניבה אפשרית. להלן כמה מהסימנים הבולטים העלולים להעיד על כוונה לגניבה או מעילה:
- שינויים משמעותיים בדפוסי ההתנהגות לדוגמא:
- עובד שמתחיל להתנהג בחשדנות, נמנע מתשובות ישירות או מגלה עצבנות יתרה במהלך שיחות.
- שינוי ניכר דול ובלתי מוסבר בזמני הגעה ועזיבה, או הפסקות – תוך התחמקות ומתן תירוצים.
- גישה לא מנומקת לנכסי החברה: עובדים שמבקשים גישה לציוד, כספים או מסמכים ללא סיבה ברורה עלולים לנצל זאת לצרכים פסולים.
- חוסר עקביות בדוחות כספיים או מלאי: טעויות או חוסרים חוזרים ונשנים בדיווחים עשויים להיות אינדיקציה להונאה מכוונת.
- התחמקות מתמשכת ולא מוסברת מבקרה פנימית: עובדים שמנסים לעקוף או להימנע מבדיקות תקופתיות עשויים להסתיר פעולות לא חוקיות.
זיהוי מוקדם של דפוסים אלו מאפשר למעסיקים לחקור את המצב ולנקוט צעדים מתאימים לפני שנגרם נזק נוסף.
צעדים וכלים למניעת גניבות והונאות
אחת הדרכים היעילות ביותר להילחם בגניבות ומעילות היא להטמיע מנגנוני מניעה כחלק אינטגרלי מהארגון ועבודתו. הנה כמה צעדים מעשיים שמעסיקים יכולים ליישם.
צעדים ארגוניים
פיטר דרוקר, אבי תורת הניהול המודרני קבע כי: "תרבות ארגונית אוכלת אסטרטגיה לארוחת בוקר". יצירת תרבות ארגונית חיובית ומעצימה היא אולי הדרך הטובה ביותר לצמצם את הסיכוי לגניבות ומעילות ולהבטיח כי ייחשפו מבעוד מועד או מהר ככל האפשר –
- שיפור תנאי העבודה – מחקרים מראים כי עובדים שבעי רצון מהמעסיק, בעלי תנאי עבודה הוגנים ושכר מתאים, נוטים פחות לבצע עבירות במקום העבודה. לכן, שיפור תנאי ההעסקה מהווה אמצעי מניעה אפקטיבי.
- יצירת אווירת אמון ופתיחות – הדרך הטובה ביותר למנוע גניבות ומעילות היא לטפח יחסי אמון ותקשורת פתוחה בין העובדים לבין עצמם ועם שכבת ההנהלה. עובד הנמצא בארגון עם תרבות עבודה ממן זה ייטה פחות לגנוב, יהיה קשוב יותר לסכנות של גניבה או מעילה מצד עמיתים ויחשוש פחות לחשוף אותם.
- יישום נהלים ברורים והטמעתם –
- יש לנסח מסמך מדיניות פנימי המבהיר את ציפיות הארגון בנושא התנהלות מוסרית, שימוש בנכסי החברה והשלכות אפשריות במקרה של עבירות.
- יש לבדוק ולעדכן נהלים אלו לפי הנאים משתנים בהם פועל העסק, ושינויי רגולציה וחקיקה.
כל עובד חדש צריך לעבור הדרכה המבהירה באופן עמוק וברור את הנהלים המעודכנים. - יש להבטיח העברת הדרכות תקופתיות לריענון הנהלים והשינויים החלים בהם.
- הגברת המודעות בקרב העובדים – סדנאות הדרכה תקופתיות על חשיבות היושרה וההשלכות האפשריות של גניבה עשויות לשפר את המודעות בקרב העובדים.
- פיתוח והטמעת מערכת דיווח אנונימית – יצירת מנגנון שמאפשר לעובדים לדווח באופן אנונימי על חשדות לגניבה יכולה להעצים את תחושת הביטחון בארגון ולעודד דיווחים מוקדמים.
- סינון ובדיקות רקע קפדניים לעובדים חדשים – בטרם קליטת עובד חדש, מומלץ לערוך בדיקות רקע הכוללות התייחסות להיסטוריה התעסוקתית שלו ולאפשרות של עבירות קודמות. צעד זה יכול למנוע את גיוסם של עובדים עם היסטוריה בעייתית. חשוב כמובן לשמור על פרטיות העובד ולבצע בדיקות אלה בהתאם לחוק.
כלים מתקדמים לזיהוי ומניעת גניבות והונאות
הטכנולוגיה הפכה לאחד האמצעים היעילים והחשובים ביותר לזיהוי ומניעת עבירות רכוש בארגונים. מגוון כלים מתקדמים מאפשרים לזהות דפוסי פעילות חריגים, להגן על משאבי החברה ולשמור על אמון בין ההנהלה לעובדים –
- בינה מלאכותית (AI) – מערכות מבוססות בינה מלאכותית מציעות ניתוחים מתקדמים של נתונים פיננסיים ולוגיסטיים. הן מזהות עסקאות חריגות, דפוסי פעילות בלתי רגילים, ואי-התאמות בדיווחים כספיים או מלאי. מערכות אלו גם לומדות ומתאימות את עצמן לדפוסי ההתנהלות הייחודיים של הארגון, ובכך משפרות את היכולת לזהות איומים בזמן אמת.
- מצלמות מעקב חכמות – שימוש במצלמות מעקב חכמות הפך לכלי בסיסי במניעת גניבות. מערכות אלו מאפשרות ניטור רציף של אזורי עבודה רגישים, ובחלקן אף משולבים אלגוריתמים לזיהוי פעילויות חשודות, כמו ניסיונות גניבה או גישה לא מורשית לאזורים מסוימים.
- תגים חכמים וניהול ציוד ומלאי באמצעות GPS RFID, BLUETOOTH ו-NFC – טכנולוגיות אלה מאפשרות מעקב אחר מוצרים ונכסים יקרי ערך, תוך יצירת שקיפות בתנועת סחורות ובקרת מלאי, ומסייעת במניעת גניבות של פריטים יקרי ערך מחנויות. מעבר לכך טכנולוגיות GPS ואפליקציות ניידות ברכבי חברה, מחשבים ניידים, ציוד אלקטרוני נייד, ובמכשירי טלפון המשמשים לצרכי עבודה, יכולות לסייע גם הן.
- תוכנות לניהול מלאי וכספים – תוכנות מתקדמות לניהול מלאי מציעות כלים אוטומטיים לניטור שוטף של סחורות ומעקב אחר חוסרים. במקביל, מערכות לניהול כספים מבצעות בקרה על עסקאות פיננסיות ומתריעות על חריגות בזמן אמת.
- זיהוי ביומטרי – טכנולוגיות זיהוי ביומטרי, כמו זיהוי פנים, טביעות אצבע, רשתיות עין וכד', מוסיפות שכבת אבטחה משמעותית. הן גם מסייעות בהגבלת גישה לאזורים שונים בארגון, או למידע רגיש במאגריו, ומוודאות שרק עובדים מורשים יוכלו להיכנס למקומות בעלי חשיבות גבוהה ולהפעיל כלי טכנולוגיים מסוימים.
- אבטחת סייבר – אבטחת סייבר חיונית להגנה על נתונים רגישים בארגון. מערכות מתקדמות מסייעות למנוע גישה בלתי מורשית למערכות מידע ונכסים דיגיטליים, ובכך מצמצמות את הסיכון למעילות וגניבות פנימיות.
מעבר לשימוש בכל טכנולוגיה בפני עצמה, השילוב בין הכלים השונים – מצלמות חכמות, זיהוי ביומטריי, ניהול מלאי מבוסס תקשורת חכמה, מערכות אבטחת מידע וכד' – יוצר מעטפת הגנה רחבה ומקיפה. כלים אלו לא רק מונעים עבירות, אלא גם משפרים תהליכים תפעוליים, מייעלים את העבודה ומחזקים את האמון בין המעסיק לעובדיו. הטמעת הטכנולוגיות המתקדמות הללו היא השקעה משתלמת, המאפשרת לארגונים לצמצם סיכונים, להגן על נכסיהם וליצור סביבה עסקית בטוחה ואפקטיבית יותר.
החשיבות של ליווי משפטי במניעת גניבות ומעילות במקום העבודה
ליווי משפטי מקצועי הוא מרכיב קריטי בהטמעת צעדים למניעת גניבות ומעילות במקום העבודה, באופן המאזן בין הצורך להגן על נכסי הארגון לבין החובה לשמור על זכויות העובדים.
מחד, מעסיקים נדרשים ליישם מנגנוני פיקוח ואמצעי אבטחה כדוגמת מנגנוני דיווח או טכנולגויות כגון מצלמות מעקב, וזיהוי מיקום, כדי לצמצם סיכונים. מאידך, עליהם להקפיד שכל צעד שהם נוקטים נעשה במסגרת החוק, מבלי לפגוע בזכויות הבסיסיות של העובדים, כמו הזכות לפרטיות, ולהימנע מסיכונים של תביעות בגין התעמרות בעבודה.
עורך דין המתמחה בדיני עבודה יכול להנחות את המעסיק כיצד להשתמש בצורה נכונה בכלים טכנולוגים וכיצד לעצב נהלים פנימיים ולקבוע מדיניות ברורה, תוך התחשבות בהוראות החוק והפסיקות הרלוונטיות. הליווי המשפטי מסייע לוודא שאמצעי הבקרה עומדים בדרישות החוק, למשל, באמצעות הודעה מוקדמת לעובדים על התקנת מצלמות או הגבלות בגישה לנתונים אישיים. כך, ניתן למנוע גניבות בצורה אפקטיבית, תוך שמירה על החוק ועל יחסי עבודה הוגנים.
ליווי משפטי למניעה נכונה כקו ההגנה הראשון
גניבה במקום העבודה היא תופעה שניתן לצמצם משמעותית באמצעות יצירת תרבות ארגונית המקדמת יושרה, שקיפות ומודעות. מניעת גניבה מתחילה בזיהוי סימנים מוקדמים וממשיכה עם יישום כלים טכנולוגיים מתקדמים. אנו כאן במשרד עו"ד מסדה לרשותכם בכל שאלה ובקשה.
